RA 40/2020
Nova organização administrativa e normas para o processamento eletrônico dos procedimentos
Ref.: Organização administrativa do CAM-CCBC e normas para o processamento eletrônico dos procedimentos diante das regras de saúde pública relacionadas à Covid-19
CONSIDERANDO que a Resolução Administrativa n° 39/2020 tratou do impacto da situação excepcional relacionada à Covid-19 nas atividades do Centro de Arbitragem e Mediação da Câmara de Comércio Brasil-Canadá (“CAM-CCBC”) até o dia 1º de abril de 2020, bem como que tal situação se mantém e perdurará por prazo indefinido;
CONSIDERANDO o total comprometimento do CAM-CCBC, de um lado, com a preservação da integridade da comunidade como um todo, incluindo árbitros, mediadores, peritos, advogados, partes e seus colaboradores e, de outro, com a eficiente prestação de serviços relacionados aos métodos adequados de solução de controvérsias;
A Presidente do CAM-CCBC, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo artigo 2.6 (c) e (f)[1] do Regulamento do CAM-CCBC, aprovado em 1º de setembro de 2011, com alterações aprovadas em 28 de abril de 2016, resolve expedir a presente resolução.
- Vigência
Esta resolução entra em vigor em 2 de abril de 2020, sucedendo a Resolução Administrativa n° 39/2020, que vigorou até o dia 1º de abril de 2020.
Diante do cenário atual de incerteza e da impossibilidade de previsão da data exata de retorno das atividades presenciais no Brasil e na sede do CAM-CCBC, esta Resolução permanecerá em vigor até ser expressamente revogada.
- Secretaria
A equipe do CAM-CCBC continua integralmente operacional[2], podendo ser contatada por e-mail ou por telefone, das 9h00 às 18h00. As informações de contato estão disponíveis em nosso site www.ccbc.org.br. (clique aqui para acessar os dados de contato dos Case Managers)
- Protocolos, notificações e cumprimentos de prazos por meio eletrônico
O protocolo presencial de vias físicas na sede do CAM-CCBC permanece suspenso, nas unidades de São Paulo e do Rio de Janeiro.
Assim sendo, considerando que, nos termos do artigo 6.2[3], a comunicação eletrônica é, para todos os efeitos, meio previsto no Regulamento do CAM-CCBC para comunicações, notificações ou intimações, referidos atos destinados a quaisquer dos partícipes[4] dos procedimentos ou a eles relacionados[5], além dos protocolos de quaisquer manifestações, decisões ou documentos deverão ser realizados por meio eletrônico, conforme descrito nos itens a seguir.
3.1. Novos procedimentos
O protocolo de requerimento para instituição de novos procedimentos (de arbitragem ou outros ADRs[6]), acompanhado de documentos anexos, deverá ser realizado por e-mail no endereço [email protected]. Caso seja necessário, a Assessoria da Secretaria Geral do CAM-CCBC poderá disponibilizar um link para o upload de documentos.
A parte que desejar instituir um novo procedimento, durante a vigência desta Resolução, deverá indicar os endereços eletrônicos das partes requeridas e/ou daquelas partes que pretendam sejam dele intimadas para que a Secretaria do CAM-CCBC proceda à sua notificação apenas de maneira eletrônica.
A notificação eletrônica substitui, para todos os fins, as comunicações, notificações ou intimações realizadas por carta, fax ou qualquer outro meio equivalente.
Eventuais pedidos de exceção à notificação eletrônica das partes requeridas deverão acompanhar justificativas e serão apreciados e decididos pela Secretaria Geral do CAM-CCBC.
3.2. Procedimentos em fase administrativa anterior à constituição do Tribunal Arbitral
Nos procedimentos que aguardam a constituição do Tribunal Arbitral, fora facultado às Partes, via despacho de mero expediente, a adesão facultativa ao encaminhamento eletrônico das comunicações durante a fase administrativa.
Diante da necessidade de manutenção, por tempo indefinido, da nova forma de condução administrativa dos trabalhos do CAM-CCBC e considerando que a comunicação eletrônica é meio regulamentar, o encaminhamento eletrônico em fase administrativa passa a ser regra vinculante e obrigatória.
Assim, todas as comunicações, notificações e intimações deverão ser realizadas conforme o procedimento de comunicação eletrônica a seguir:
I- Todas as comunicações serão encaminhadas exclusivamente, por via eletrônica, para a Secretaria do CAM-CCBC designada, ficando dispensada a apresentação da via física respectiva.
II- A Secretaria do CAM-CCBC será encarregada de retransmitir a mensagem recebida à outra Parte.
III- A manifestação da Parte poderá estar no corpo da comunicação eletrônica ou como anexo, sendo que o tamanho total da mensagem não deverá ultrapassar 9MB[7].
IV- A Secretaria poderá, futuramente, carrear aos autos físicos do procedimento uma cópia da comunicação eletrônica (com anexos), para registro.
V- A contagem de prazo iniciar-se-á no primeiro dia útil subsequente ao envio, pela Secretaria, da correspondência eletrônica contendo a manifestação e seus respectivos documentos.
Eventuais pedidos de exceção a tais regras e/ou de suspensão do procedimento pelas Partes neste estágio deverão acompanhar justificativas e serão apreciados e decididos pela Secretaria Geral do CAM-CCBC.
3.3. Procedimentos com Tribunal Arbitral regularmente constituído
Nos procedimentos em que os Tribunais Arbitrais já se encontram regularmente constituídos, as petições e demais documentos (tais como anexos, decisões, ofícios, cartas, comunicados, medidas de urgência, entre outros) deverão ser apresentados por e-mail e disponibilizados na pasta eletrônica compartilhada.
As orientações para o upload de manifestações e documentos, bem como os detalhes acerca do protocolo que valerá para fins de comprovação de cumprimento de prazo podem ser acessados neste link.
Eventuais pedidos de exceção a tais regras e/ou de suspensão do procedimento pelas Partes neste estágio deverão acompanhar justificativas e serão apreciados e decididos pelo Tribunal Arbitral.
- Audiências e reuniões
Permanece suspensa a realização de audiências e reuniões presenciais nas unidades de São Paulo e do Rio de Janeiro do CAM-CCBC e/ou em qualquer outra localidade.
A fim de não prejudicar o andamento dos procedimentos, a Secretaria do CAM-CCBC viabilizará a realização de audiências remotamente, via Microsoft Teams ou plataforma similar, com o acompanhamento do case manager responsável e de um técnico de TI.
As reuniões serão agendadas pela Secretaria, que enviará um convite via e-mail a todos os participantes, por meio do qual será franqueado acesso com som e/ou vídeo. Durante a reunião será possível, também, projetar documentos e apresentações utilizando o compartilhamento de telas.
A gravação será realizada pela Secretaria e os serviços de estenotipia e tradução poderão ser contratados, caso necessário. Maiores detalhes acerca dos requisitos técnicos e das demais orientações para a realização dessas audiências e reuniões estão disponíveis neste link.
- Iniciativas institucionais
Os eventos organizados e sediados pelo CAM-CCBC no primeiro semestre de 2020 permanecem suspensos.
A nossa equipe de Desenvolvimento Institucional continua acessível pelo e-mail [email protected], para tratar de eventos e outras iniciativas institucionais.
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São Paulo, 2 de abril de 2020
Eleonora Coelho
Presidente do CAM-CCBC
(c) expedir Resoluções Administrativas; (…)
(f) expedir normas complementares, visando dirimir dúvidas, orientar a aplicação deste Regulamento, inclusive quanto aos casos omissos;
[2] Sobre o expediente do CAM-CCBC, vide a Resolução Administrativa n° 38/2019, que trata do calendário para o ano de 2020, disponível em: https://ccbc.org.br/cam-ccbc-centro-arbitragem-mediacao/ra-38-2019-calendario-2020/
[3] Regulamento do CAM-CCBC, artigo 6.2: Para todos os efeitos do presente Regulamento, as comunicações, notificações ou intimações serão feitas por carta, fax, correio eletrônico ou meio equivalente, com confirmação de recebimento.
[4] Incluindo, mas não se limitando, a partes, advogados, árbitros, secretários de tribunais arbitrais, peritos assistentes técnicos e testemunhas.
[5] Incluindo, mas não se limitando, a ofícios, declarações e demais atos relacionados aos procedimentos.
[6] Além de Arbitragem, o CAM-CCBC também administra outros métodos alternativos de resolução de disputas, tais como Mediação, Registro de Domínios e Dispute Boards e atua como Autoridade Nomeadora.
[7] Caso seja necessário, a Secretaria poderá disponibilizar um link para o upload de documentos que excedam 9MB.