Por Christian Medeiros, da Mundimeta

A busca pela eficiência operacional deixou de ser apenas uma meta de fim de ano para se tornar uma questão de sobrevivência no mercado atual. Nesse cenário, a Inteligência Artificial (IA) consolidou-se como o principal motor de otimização de tarefas, recursos e reestruturação de gastos nas empresas.

Longe de ser apenas uma ferramenta para automatizar tarefas simples, a IA atua diretamente na proteção das margens de lucro, permitindo que as organizações façam muito mais utilizando consideravelmente menos recursos.

O motor da eficiência: A revolução da IA na otimização de recursos

Os números que sustentam essa transformação tecnológica são expressivos. De acordo com o relatório global The State of AI, publicado pela consultoria McKinsey em 2024, a adoção de ferramentas de IA saltou para 72% globalmente. O retorno financeiro mapeado por eles impressiona:

• Ganhos de produtividade: Aumento médio de até 20% na eficiência operacional.
• Redução direta de gastos: Economia real que varia entre 10% e 15% nos custos operacionais gerais.

No Brasil, uma pesquisa realizada com 60 executivos de empresas privadas aponta que a Inteligência Artificial já é uma tecnologia adotada por 18% das instituições, sendo estrategicamente utilizada para automatizar tarefas repetitivas e basear decisões em análises de dados precisas.

Essa capacidade preditiva e analítica da IA corta gastos excessivos, elimina estoques parados na cadeia de suprimentos e absorve o processamento massivo de informações operacionais.

A Cultura Paperless como foco de redução de custos e sustentabilidade

Apesar do forte apelo dos algoritmos avançados, é impossível otimizar totalmente os recursos de uma empresa se ela ainda estiver presa a processos físicos. É por isso que um dos principais focos estratégicos das corporações para a redução de custos e promoção da sustentabilidade é a consolidação da cultura paperless (sem papel).

A cultura paperless visa reduzir ou eliminar o uso de papel nos processos de negócios, trazendo benefícios vitais como o aumento da eficiência, a melhoria da precisão técnica e a contribuição direta para a sustentabilidade ambiental. O grande incentivo para essa mudança é fortemente financeiro: a redução de custos com papel e insumos foi apontada por 52% dos executivos como o principal motivo para adotar esse modelo.

Casos globais de sucesso ilustram esse impacto. Uma empresa de energia eólica global, por exemplo, conseguiu reduzir o uso de papel em 75% ao implementar processos digitais em suas operações diárias, cortando custos significativos e reduzindo drasticamente a sua pegada de carbono.

Ainda assim, a realidade corporativa guarda gargalos imensos. O levantamento revela que:

• 68% das empresas pesquisadas ainda possuem processos que não são digitais;
• Mais surpreendente ainda: 67% das organizações afirmam que continuam utilizando papel diariamente devido a exigências burocráticas.

É aqui que entra a necessidade urgente de uma execução prática.

A execução prática: automação de documentos

Se a IA é o cérebro que analisa os dados e a cultura paperless é a estratégia de redução de custos, a automação de documentos é a “mão na massa” que faz tudo isso acontecer.

Os dados mostram que os departamentos mais engessados e dependentes do papel físico são justamente áreas cruciais para o faturamento: Logística (36%) e financeiro (30%). O coração desse problema reside em documentos altamente complexos, como notas fiscais e romaneios de transporte (27%), seguidos pelos pedidos de compra (20%).

Os custos invisíveis

É exatamente nestes documentos burocráticos que se escondem os verdadeiros “custos invisíveis” do papel.

O rombo financeiro para a empresa não está apenas no preço de compra da resma em si, mas em uma engrenagem oculta: os altos custos contínuos associados ao gerenciamento de documentos físicos, que exigem rotinas caras de impressão, maquinário (como toners e impressoras), espaços físicos para armazenamento e uma complexa logística de transporte de papel.

Além do impacto estrutural, existe o dreno invisível de produtividade. O manuseio humano de montanhas de contratos e romaneios consome muito tempo de processamento e aumenta vertiginosamente o risco de falhas, o que invariavelmente resulta em retrabalho para as equipes. Há também a questão da segurança e transparência: processos manuais em papel são mais lentos e muito mais suscetíveis a fraudes, extravios e corrupção. Ou seja, no mundo corporativo, o papel custa caro para ser comprado, impresso, guardado, transportado e, frequentemente, refeito.

Ao adotar a automação inteligente, as empresas conseguem estancar esse vazamento, transformando papéis difíceis de digitalizar em fluxos instantâneos e à prova de falhas. O estudo aponta que a adoção da virtualização e automatização de processos já é uma realidade para 35% das empresas consultadas. E os benefícios são rapidamente percebidos no caixa da empresa: quando questionados sobre o que gerou o Retorno Sobre o Investimento (ROI) de suas tecnologias, a melhoria no tempo de resposta foi apontada por 27% dos líderes, seguida pela redução imediata de custos operacionais, citada por 25%.

A digitalização dos processos aliada à eliminação do papel é tão transformadora que foi eleita por 60% dos executivos como a tecnologia digital de maior impacto positivo em seus negócios.

IA e automação como aliadas

Em última análise, a Inteligência Artificial e a Automação de Documentos são grandes aliadas e compartilham pilares muito semelhantes. Ambas têm como premissa principal delegar tarefas repetitivas e burocráticas aos sistemas, permitindo que a empresa eleve a sua sustentabilidade, opere com muito mais eficiência e, consequentemente, aumente sua margem de lucro.

Nós da Mundimeta, associado da CCBC e Master Distributor da Upland Objectif Lune para a América Latina, pensamos o futuro dos negócios integrando essas duas frentes. Entendemos que uma empresa verdadeiramente eficiente não apenas digitaliza seus papéis, mas torna seus dados inteligentes.

Por isso, também utilizamos a IA para desenvolver soluções cada vez mais completas, entrando como engrenagem importante no desenvolvimento dos nossos projetos, diminuindo os “custos invisíveis” e acelerando operações comerciais entre Brasil, Canadá e o mundo. O mercado já percebeu que o futuro é ágil e inteligente. E a sua empresa, já é paperless?

*Este texto não reflete, necessariamente, a opinião da CCBC sendo de inteira responsabilidade do autor que assina este conteúdo.