Notas sobre Comunicações e Reuniões Virtuais de Mediação do CAM-CCBC

Tendo em vista as restrições impostas pela pandemia de COVID-19, o CAM CCBC passou a conduzir de forma 100% remota todos os procedimentos sob sua administração [1], mantidas a excelência e a eficiência usuais de seus serviços.

Para tal mister e com fundamento no artigo 2.6 (c) e (f) de seu Regulamento, editou-se a Resolução Administrativa nº 39/2020, sucedida pela Resolução nº 40/2020, por meio da qual, até decisão ulterior em contrário, foi estabelecida a gestão e realização dos procedimentos de forma exclusivamente eletrônica, por meio de ferramentas que possibilitam a realização de comunicações, reuniões e audiências de maneira segura e eficaz.

Como o Regulamento de Mediação em vigor [2] é compatível com a condução de procedimentos de mediação por meio virtual, ficam mantidas as disposições regulamentares, para todos os fins, de forma que os procedimentos de mediação em andamento deverão ser conduzidos de maneira exclusivamente virtual. Eventuais pedidos de exceção deverão acompanhar justificativas e serão apreciados e decididos pela Secretaria Geral do CAM-CCBC.

Outrossim, os procedimentos de mediação instituídos durante a vigência da Resolução Administrativa n° 40/2020 também serão, em regra, conduzidos de maneira exclusivamente virtual.

Mais à frente, quando da retomada das atividades presenciais na sede do CAM-CCBC, a adesão ao procedimento de mediação virtual aqui disposto passará a ser facultativa.

Assim, o CAM-CCBC edita as seguintes Notas sobre Comunicações e Reuniões Virtuais, com o objetivo de apresentar esclarecimentos e recomendações às partes, aos advogados, mediadores e aos demais partícipes dos procedimentos de mediação administrados pelo CAM-CCBC [3], que segue acompanhada de dois Anexos que lhe são integrantes.

1. Questões preliminares de ordem técnica

 1.1. Todas as comunicações mencionadas no Regulamento de Mediação deverão ser conduzidas de maneira eletrônica, incluindo aquelas relacionadas à apresentação do Requerimento de Mediação (artigo 1.1) e à convocação para a reunião prévia (artigo 2.1).

 1.2. O protocolo de requerimento para instituição de novo procedimento de mediação, acompanhado de documentos anexos, deverá ser realizado por e-mail direcionado ao endereço [email protected]. Caso seja necessário, a Assessoria da Secretaria Geral do CAM-CCBC poderá disponibilizar um link para o upload de documentos.

 1.3. No procedimento de mediação virtual, todas as reuniões serão realizadas de maneira remota (“Reuniões Virtuais”), incluindo:

 (i) as reuniões prévias de que tratam os artigos 2.1 a 2.4 do Regulamento de Mediação;

(ii) a reunião para assinatura do Termo de Mediação, do artigo 5.1 do Regulamento de Mediação; e

(iii) as reuniões conjuntas e individuais do mediador com os participantes, previstas no artigo 6.1 do Regulamento de Mediação.

1.3.1. Os Participantes [4] das Reuniões Virtuais devem contar com aparato técnico mínimo que permita a realização dos trabalhos sem intercorrências e de maneira satisfatória, como garantia da plena e equânime comunicação entre as Partes [5].

1.4. Para fins de suporte prévio e no curso das Reuniões Virtuais, um(a) técnico(a) de T.I. do CAM-CCBC acompanhará os trabalhos do início ao fim, para a pronta assistência em caso de qualquer questão técnica.

1.5. Para realização das Reuniões Virtuais, o CAM-CCBC fornece a utilização de plataformas de terceiros, sujeitas aos seus respectivos termos e condições, que devem ser analisados e assentidos previamente pelos participantes.

1.5.1. O CAM-CCBC homologou a utilização do Microsoft Teams e do Zoom, mas não se responsabiliza pelo uso, pela segurança ou pela disponibilidade dessas plataformas.

1.5.2. Caso a utilização de outra plataforma seja consensualmente requerida pelos participantes, a Secretaria do CAM-CCBC deverá ser informada previamente e em tempo hábil para que a plataforma desejada seja analisada, aprovada e homologada.

1.6. A Secretaria tem treinamento para conduzir Reuniões Virtuais em ambas as plataformas mencionadas e atuará, salvo determinação em contrário, como organizadora (host) para fins de: agendamento, envio dos links de acesso, gerenciamento de permissões de ingresso na plataforma (salas de espera), assim como de espera e permissão de ingresso em sala para reuniões individuais “caucus”), eventual exclusão de Participante, bem como comunicação com o(a) técnico(a) de T.I. do CAM-CCBC.

2. Planejamento para as Reuniões Virtuais

 2.1. O Mediador consultará as partes e decidirá acerca da realização das Reuniões Virtuais e informará a Secretaria sobre a plataforma virtual [6] que será utilizada, fornecendo informações e subsídios técnicos para dar suporte a tal decisão ficando, desde já, ressalvadas as questões tratadas nos itens 1.4 e 1.5.

2.2. Escolhida a plataforma virtual, a Secretaria solicitará às Partes e/ou a seus respectivos patronos que informem os nomes completos dos Participantes e os endereços eletrônicos que devem receber o link de acesso, a fim de que sejam enviados os convites (invites) para a realização do teste prévio à data da Reunião Virtual, fundamental para seu bom andamento, permitindo que sejam realizados testes de compatibilidade, performance dos equipamentos e conexão dos Participantes.

2.3. Os testes serão acompanhados pelo(a) Case Manager responsável pelo procedimento e pelo(a) técnico(a) de T.I. do CAM-CCBC.

2.4. Após a realização dos testes, a Secretaria enviará o convite (invite) da Reunião Virtual, via e-mail, a todos os Participantes, por meio do qual será franqueado acesso com som e/ou vídeo. Durante a reunião será possível, também, projetar documentos e apresentações utilizando o compartilhamento de telas.

2.5. É de responsabilidade dos patronos das Partes informar à Secretaria os endereços eletrônicos de todos os Participantes, a fim de que lhes sejam encaminhadas as informações relativas à Reunião Virtual. Também é de responsabilidade dos patronos informar antecipadamente à Secretaria e ao Mediador sobre outros participantes e eventuais terceiros que estarão fisicamente no mesmo local que outro Participante.

2.6. A Secretaria encaminhará ao Mediador a lista das pessoas que participarão da Reunião Virtual, devidamente acompanhada dos endereços eletrônicos (“Lista de Participantes”).

3. Reunião Virtual

3.1. No dia designado para a realização da Reunião Virtual, todos os Participantes devem acessar a plataforma pelo menos 30 (trinta) minutos antes do horário marcado para o início dos trabalhos, para último teste de funcionamento de equipamentos e verificação de demais questões de ordem técnica [7].

 3.2. No início da Reunião, sugere-se que o Mediador, de posse da Lista de Participantes, confirme a presença de todos (as), e que, em sua declaração de abertura, esclareça aos Participantes acerca da dinâmica da sessão virtual e estabeleça algumas regras básicas e se coloque à disposição para esclarecimentos sobre eventuais dificuldades em manejar a plataforma.

3.2.1.Caso necessário, o case manager e o suporte técnico do CAM-CCBC poderão também contribuir prestando esclarecimentos, tais como:

(a) os Participantes não poderão gravar as sessões de mediação por quaisquer meios, incluído áudio, vídeo ou digital;

(b) os Participantes deverão, no início de cada sessão virtual, identificar o nome de todas as pessoas que participarão da reunião, assegurando que terceiros não identificados não tenham acesso ao conteúdo da reunião (visual ou por escuta);

(c) os Participantes deverão se comprometer a não acessar sessão privada (caucus) da outra parte e a não utilizar documento ou prova, cujo acesso não tenha sido autorizado. Qualquer intercorrência nesse sentido deverá, em nome da boa-fé, ser avisada ao Mediador tão logo ocorra.

(d) os Participantes se comprometem a acessar a plataforma em local reservado, livre de ruídos externos e pessoas alheias à Mediação, evitando locais públicos.

3.3. A qualquer momento no curso da Reunião Virtual, o Mediador, por deliberação própria ou a pedido dos patronos das partes, poderá solicitar aos Participantes que exibam o ambiente físico em que se encontram (rotação 360º) a fim de que se possa verificar e confirmar as pessoas presentes no local.

3.3.1 Caso a Reunião Virtual seja acessada por qualquer pessoa que não conste da Lista de Participantes, tal fato deve ser imediatamente informado ao Mediador. O Mediador deverá ser igualmente informado, caso qualquer pessoa que não conste da Lista de Participantes esteja no mesmo ambiente físico que algum dos Participantes.

3.4. Eventuais apresentações de slides e/ou os documentos a serem visualizados no curso da Reunião Virtual devem ser exibidos pela Parte interessada por meio do recurso de compartilhamento de telas disponível na plataforma.

3.5. Para melhor clareza nas comunicações, cada interlocutor deve aguardar o término da fala de seu antecessor.

3.6. Para as reuniões individuais (caucus), a Secretaria, na qualidade de organizadora do evento (host), ficará responsável por dar acesso à sala individual de Reunião Virtual, enviando os respectivos links àqueles que devem acessá-las. Da mesma forma, a Secretaria promoverá a saída dos Participantes da sala individual de Reunião Virtual, a seu término.

3.7. Caso haja qualquer tipo de intercorrência técnica ou de outra natureza, o Mediador poderá suspender a Reunião Virtual, estabelecendo de comum acordo entre os Participantes a sua retomada no mesmo dia ou em nova data.

ANEXO I – Sugestões aos Participantes das Reuniões Virtuais

✓ Mantenha-se em local reservado, com o mínimo de ruídos externos, sem acesso de terceiros;

✓ Posicione a câmera de forma que seja possível projetar o seu rosto com clareza, garantindo a interação adequada entre os participantes;

✓ Utilize uma tela em tamanho suficiente para que eventuais documentos projetados possam ser lidos com facilidade;

✓ Esteja preparado para mostrar o ambiente em que você se encontra, caso assim seja determinado pelo Mediador;

✓ Ao acessar a sala de Reunião Virtual, os Participantes comprometem-se a não utilizar quaisquer instrumentos de gravação;

✓Em caso de dúvida, entre em contato com o Case Manager responsável [8];

✓ Acesse a sala de Reunião Virtual com pelo menos 30 minutos de antecedência para que eventuais ajustes técnicos sejam realizados;

✓ Identifique-se ao entrar na sala de Reunião Virtual com o seu nome completo e em que qualidade está participando;

✓Mantenha o seu vídeo ligado durante toda a Reunião Virtual;

✓Mantenha o seu microfone mudo quando não estiver falando;

✓ Aguarde o encerramento da fala de seu predecessor antes de realizar qualquer intervenção.

ANEXO II – Requisitos Técnicos

As plataformas virtuais utilizadas pelo CAM-CCBC para realização de Reuniões Virtuais (Microsoft Teams e Zoom), são ferramentas de terceiros de comunicação por som e vídeo com capacidade de reunir virtualmente várias pessoas em uma mesma reunião.

As referidas ferramentas foram analisadas pela equipe de T.I. do CAM-CCBC e foram homologadas para utilização considerando a familiaridade dos usuários, a usabilidade, os níveis de segurança proporcionados, além dos requisitos técnicos essenciais para a realização de uma Reunião Virtual, tais como, possibilidade de acesso a vídeo e áudio dos Participantes, compartilhamento de telas para projeção de apresentações e documentos, chat entre os Participantes, entre outros.

O uso de tais plataformas está sujeito aos seus respectivos termos e condições, que devem ser analisados e assentidos previamente pelos Participantes. O CAM-CCBC homologou a utilização do Microsoft Teamse ou do Zoom, mas não se responsabiliza pelo uso, pela segurança e ou pela disponibilidade dessas plataformas.

Para utilizá-las, do ponto de vista operacional, basta que o usuário tenha um equipamento (notebook, desktop, tablet ou celular, já que ambas são multiplataforma) com câmera, microfone e acesso à internet.

No entanto, para conectar-se a uma determinada Reunião Virtual é necessário acessar um link, criado exclusivamente para aquele evento, cujo envio é feito pela Secretaria por e-mail. Durante a reunião é possível ver os Participantes e ser visto (desde que as respectivas câmeras estejam habilitadas), bem como ouvir e ser ouvido (desde que o microfone não esteja mudo), exceção feita às reuniões privadas (caucus), cujo acesso é disponibilizado apenas aos que delas deverão participar.

Além disso, documentos e apresentações podem ser facilmente projetados, utilizando a ferramenta de compartilhamento de telas.

O tutorial abaixo demonstra como acessar e utilizar a Plataforma Microsoft Teams:

Tutorial Reuniões e Audiências Remotas – Via Microsoft Teams

Abaixo, destacamos especificações e algumas sugestões para que as reuniões sejam realizadas sem intercorrências técnicas:

• Velocidade de internet: 1 Mbps/2 Mbps – Chamadas com vídeo em grupo de alta definição (vídeos do 540p na tela de 1080p);
• Teste de conexão: fazer um teste para saber se a velocidade de Download e Upload vai atender as solicitações necessárias para vídeo conferência (link sugerido: https://www.speedtest.net/pt);
• Dar preferência para a rede cabeada;
• Simulação de conferência com antecedência com os Participantes;
• Uso do fone headset caso seja um único usuário; e
• Apoio técnico durante a conferência.

Por fim, ressaltamos que o(a) Case Manager responsável pelo procedimento e o(a) técnico(a) de T.I. do CAM-CCBC acompanharão a Reunião Virtual, para prestar todo o suporte necessário e garantir o bom andamento dos trabalhos.

[1] Dentre métodos alternativos de resolução de disputas, administrados pelo CAM-CCBC estão a Arbitragem, Mediação, Registro de Domínios e Dispute Boards, além de também atuar como Autoridade Nomeadora.
[2] Regulamento de Mediação. Disponível em: ccbc.org.br/cam-ccbc-centro-arbitragem-mediacao/resolucao-de-disputas/mediacao/regulamento-2016
[3]Estas Notas poderão ser ampliadas e atualizadas para reunir novas sugestões e contribuições em prol do aprimoramento constante da gestão dos procedimentos.
[4] Os Participantes das Reuniões Virtuais, doravante referidos como “Participantes” incluem: case managers, mediador, partes e representantes legais, advogados(as), estagiários(as), assistentes e técnico(a) de T.I. do CAM-CCBC destacado(a) para dar suporte à Reunião Virtual.
[5] Os requisitos mandatórios referidos neste item podem ser consultados no Anexo II.
[6] Nos termos da Resolução Administrativa n° 40/2020.
[7] Maiores detalhes acerca dos requisitos técnicos e das demais orientações para a realização dessas reuniões virtuais estão disponíveis neste link (será semelhante a esse aqui: ccbc.org.br/wp-content/uploads/2020/04/Reunioes-remotas-RA-40-2020.pdf).
[8] O case manager é identificado pela parte final do número do procedimento, p.ex. ARB. XXX/XXXX/SECX. Os dados de contato dos Case Managers podem ser acessados pelo site ccbc.org.br/cam-ccbc-centro-arbitragem-mediacao/sobre-cam-ccbc/estrutura-organizacional.